Pernahkah Anda menerima pesan otomatis ketika pertama kali menghubungi sebuah bisnis? Wajar bagi bisnis saat ini untuk mengirimkan greeting message seperti itu di WhatsApp.
Tujuan utama sejumlah bisnis mengirimkan pesan sapaan secara otomatis untuk melibatkan pelanggan aktif dalam percakapan Jika dilakukan dengan benar, greeting message yang dikirim dengan WhatsApp business dapat meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Fakta tersebut dibenarkan oleh sejumlah pengguna WhatsApp yang merasa lebih cepat mendapatkan respon via WA daripada platform lainnya.
68% pengguna WhatsApp mengatakan bahwa platform ini merupakan cara termudah untuk menghubungi bisnis dibandingkan email atau telepon.
Pada artikel berikut, Anda akan menemukan beberapa contoh greeting message yang banyak Business kirimkan via WhatsApp. Baca selengkapnya di bawah ini.
Cara Membuat Greeting Message di WhatsApp Business
Untuk memaksimalkan penggunaan WhatsApp Business, berikut adalah langkah-langkah mengatur pesan sapaan otomatis:
- Buka Aplikasi WhatsApp Business: Unduh aplikasi jika belum memilikinya, lalu login dengan akun bisnis Anda
- Ketuk ikon tiga titik di kanan atas
- Pilih Setelan > Setelan bisnis > Pesan sapaan
- Aktifkan opsi Kirim pesan sapaan
- Ketik pesan yang ingin dikirimkan
- Tentukan siapa saja yang akan menerima pesan ini (semua orang, kontak tertentu, atau non-kontak)
- Simpan pengaturan
Baca juga: Cara Mudah Membuat Akun WhatsApp Business
Contoh Greeting Message WhatsApp Business
1. Pesan Otomatis untuk Menyapa Customer dan Pelanggan Baru
Penjelasan: Pesan ini digunakan untuk memberikan sambutan kepada pelanggan baru yang menghubungi bisnis Anda. Gunakan bahasa yang ramah dan ajak pelanggan untuk bertanya lebih lanjut tentang produk atau layanan.
2. Pesan Otomatis untuk Balasan di Luar Jam Kerja (Away message)
Saat bisnis Anda tutup, pesan ini membantu menginformasikan pelanggan tentang jam operasional Anda sekaligus memberikan kejelasan kapan mereka bisa mendapatkan balasan.
Contoh Pesan:
Baca juga: Cara Buat Pesan Otomatis di WhatsApp
3. Greeting Message untuk Acara Khusus
Selanjutnya, Anda mungkin kerap menemukan pesan otomatis untuk menghadiri suatu acara atau merayakan hari besar/libur. Pesan ini biasanya memiliki sentuhan meriah yang mencerminkan semangat perayaan.
Beberapa template pesan otomatis untuk momen perayaan hari besar atau acara tertentu, di antaranya sebagai berikut:
4. Pesan Otomatis untuk Menunggu Balasan (Delayed Response)
Pesan ini berguna untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda sedang memproses permintaan mereka atau membutuhkan waktu untuk memberikan tanggapan.
Contoh Pesan:
5. Balas Cepat (Quick Replies Message)
Quick replies digunakan untuk memberikan respons cepat terhadap pertanyaan yang sering diajukan. Maka dari itu, isi pesan cenderung mudah dipahami, dan mencakup topik-topik yang paling umum.
Temple quick replies yang umum digunakan, seperti berikut:
Baca juga: Begini Cara Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp Terbaru
6. Pesan Promosi
Greeting message juga tak jarang dimanfaatkan sebagai media promosi. Bisnis akan mengirimkan pesan otomatis yang membuat pelanggan bertransaksi melalui penawaran-penawaran menarik.
Contoh greeting message yang bertujuan untuk promosi adalah
7. Meminta Informasi Kontak Pelanggan
Selanjutnya, pesan otomatis juga bisa digunakan untuk meminta calon pelanggan meninggalkan informasi kontak mereka. Kemudian, Anda bisa menggunakan informasi tersebut untuk menghubungi mereka kembali keesokan harinya.
Berikut beberapa contoh pesan otomatis yang meminta pelanggan untuk meninggalkan informasi pribadi:
8. Customer Support Greeting
Terakhir, greeting message juga dimanfaatkan untuk membantu customer support. Isi pesan dirancang untuk memuat rasa empati, menenangkan, dan memberikan instruksi yang jelas tentang cara untuk melanjutkan.
Contoh pesan yang bisa digunakan sebagai customer support adalah
Baca juga: Contoh Komplain Pelanggan dan Cara Menanganinya
9. Pesan untuk Informasi Produk/Jasa
Pesan ini digunakan untuk memberikan informasi detail tentang produk atau layanan yang ditawarkan bisnis Anda. Pesan ini membantu menjawab pertanyaan umum pelanggan.
Contoh Pesan:
10. Contoh Pesan untuk Pengisian Formulir Pesanan
Jika bisnis Anda memerlukan data tambahan sebelum memproses pesanan, pesan ini memandu pelanggan untuk mengisi formulir dengan cepat dan mudah.
11. Contoh Greeting Message WA Ucapan Terima Kasih
Pesan ini menunjukkan apresiasi kepada pelanggan setelah mereka menyelesaikan transaksi atau berinteraksi dengan bisnis Anda.
Contoh Pesan:
Baca juga: Contoh Kartu Ucapan Terima Kasih Sudah Order untuk Pelanggan
Contoh Greeting Message WhatsApp Pribadi
1. Pesan untuk Balasan Saat Sedang Sibuk (Bekerja atau Belajar)
Pesan ini membantu memberitahu pengirim bahwa Anda sedang sibuk dan tidak dapat membalas pesan segera.
Contoh Pesan:
2. Pesan Balas Cepat untuk Luar Jam Respons (Away Message)
Pesan ini digunakan ketika Anda sedang tidak tersedia untuk menjawab pesan secara langsung.
Contoh Pesan:
Baca juga: Cara Membuat Pesan Balas Cepat WhatsApp, Dijamin Berhasil!
3. Pesan Balas Cepat untuk Menunggu Respons
Pesan ini membantu pengirim untuk memahami bahwa Anda akan segera membalas pesan mereka.
Contoh Pesan:
Kelebihan dan Kekurangan Greeting Message pada WhatsApp Business
Kelebihan Greeting Message WA Bisnis
- Meningkatkan Profesionalisme: Greeting message memberikan kesan pertama yang baik kepada pelanggan dengan sapaan yang ramah dan formal.
- Respon Cepat: Menjawab pesan secara otomatis, terutama saat Anda tidak dapat merespons langsung, sehingga pelanggan tidak merasa diabaikan.
- Meningkatkan Engagement: Membuat pelanggan merasa dihargai dan lebih cenderung melanjutkan percakapan.
- Personalisasi Mudah: Pesan dapat disesuaikan dengan nama pelanggan atau informasi spesifik untuk menciptakan hubungan lebih personal.
- Efisiensi Operasional: Mengurangi kebutuhan respon manual pada tahap awal interaksi, terutama untuk menjawab pertanyaan umum.
Kekurangan Greeting Message WA Bisnis
- Ketergantungan Teknologi: Jika ada gangguan pada sistem atau kesalahan konfigurasi, hal ini dapat mengganggu komunikasi dengan pelanggan.
- Tidak Personal: Jika pesan terlalu generik, pelanggan mungkin merasa kurang diperhatikan secara individual.
- Kesalahan Pengaturan: Pesan otomatis yang dikirim pada waktu atau konteks yang tidak sesuai dapat menyebabkan kesalahpahaman.
- Keterbatasan Interaksi: Greeting message hanya berfungsi pada awal komunikasi, tidak menggantikan kebutuhan balasan lanjutan yang lebih spesifik.
- Tidak Cocok untuk Semua Bisnis: Untuk bisnis yang memerlukan pendekatan lebih personal dalam setiap interaksi, pesan otomatis bisa menjadi hambatan.
Tips Membuat Greeting Message WhatsApp Business yang Efektif
Setelah menyimak contoh template greeting message WhatsApp di atas, kini saatnya untuk Anda membuat pesan sapaan sendiri. Ikuti langkah-langkah berikut:
1. Personalisasi Pesan
Tahapan pertama dalam membuat pesan adalah gunakan sapaan yang personal dan disesuaikan dengan pelanggan. Misalnya menyebutkan nama pelanggan atau menggunakan informasi dari interaksi sebelumnya, dapat membantu menciptakan koneksi yang lebih personal dan menunjukkan bahwa Anda menghargai pelanggan.
2. Sampaikan Informasi yang Relevan
Selain menyebutkan nama, greeting message yang dibuat harus jelas dan ringkas, dengan memberikan informasi yang pelanggan butuhkan. Dalam hal ini termasuk jam kerja bisnis Anda, alamat situs web Anda, atau informasi tentang produk atau layanan Anda.
3. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
Meskipun ingin dekat dengan pelanggan, Anda tetap harus profesional. Maka gunakan kata-kata yang sopan pada greeting message di WhatsApp Anda. Hindari menggunakan bahasa slang atau kasual, dan pastikan untuk memeriksa ulang pesan Anda untuk kesalahan atau typo.
4. Sertakan Ajakan Bertindak (Call to Action)
Tahapan berikutnya, jangan lupa untuk memasukkan call to action. Hal ini dapat mendorong pelanggan untuk mengambil langkah berikutnya, seperti mengunjungi website bisnis hingga bertransaksi langsung via WhatsApp.
Baca juga: Contoh Call to Action untuk Tarik Banyak Pelanggan
5. Uji dan Evaluasi Efektivitas Greeting Message WhatsApp
Terakhir, coba kirimkan pesan yang telah Anda ke sejumlah pelanggan. Nantikan respon yang mereka berikan. Setelah itu, evaluasi apakah pesan tersebut dapat meningkatkan keterlibatan pelanggan. Jika dirasa kurang, cobalah analisa kekurangannya dan perbaiki hingga mendapatkan hasil maksimal.
Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Auto Reply WhatsApp Terbaik
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa greeting message di WhatsApp membantu bisnis untuk menjaga komunikasi dengan pelanggan. Pesan sapaan akan otomatis terkirim setiap kali pelanggan berinteraksi dengan bisnis.
Ada beberapa contoh greeting message yang bisa Anda gunakan untuk mengirimkan pesan ke pelanggan. Namun sebelum itu, Anda perlu mengatur greeting message pada pengaturan WhatsApp Busniess agar sistem bisa mengirimkan secara otomatis.
Mekari Qontak menawarkan chatbot AI pintar yang bisa mengirimkan greeting message secara otomatis. Bahkan Chabot Mekari Qontak bisa mempersonalisasi pesan sapaan agar terlihat lebih personal.
Selain itu, Mekari Qontak juga mitra resmi WhatsApp Business API yang memiliki fitur lengkap untuk mendukung aktivitas bisnis baik untuk pemasaran, penjualan hingga layanan pelanggan.
Coba Demo Gratis WhatsApp Business API terbaik di Indonesia milik Mekari Qontak atau Konsultasikan Kebutuhan bisnis Anda dengan tim ahli Mekari Qontak.
